1. Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
Đối vớihầu hếtcác doanh nghiệp Việt Nam,hầu hếtquy trìnhvẫnđượctiến hànhtrên giấy tờ thủ công. Sau khi số hoá các hợp đồng cũ thì quy trìnhgiao kếthợp đồng đã thay đổibằngchữ kýkỹ thuật sốvà hợp đồng điện tử. Hiện tại, quy trìnhký kếthợp đồng không còn quálâu, không phảigặp mặttrực tiếp,tốn kémchi phívàthời gian,có thểdiễn rangay lập tức. Và hiệu lực của hợp đồng điện tử không khác biệtnhiềuso với hợp đồng giấy.
Tóm lại,vớichuyển đổi số, giá trịđạtđượcvànhìnrõnhấtcủabất cứdoanh nghiệp nào cũng là “giảm thiểu được chi phí hoạt động”. Không chỉ tiết kiệm chi phícònnhờsố hoátừdữ liệuofflinethànhdữ liệu online mà từnguồndữ liệu online này, doanh nghiệp sẽđưaragiải phápsố hoá các quy trìnhđểtiết kiệmchi phívàcông sứcmà kết quảđượcgiữnguyênnhư cũ
Ví dụ điển hình:
Tính đến năm 2019, bệnh viện Đại học Y Dược TP. HCM tiết kiệm chi phíđặtin hoá đơn hàng năm 320 triệu đồng khithực hiệnchuyển đổi số cho việc thanh toán điện tử thay vì truyền thống. Tuy nhiên việc thanh toán điện tửhiệnmới chỉ chiếm 35% trong tổng số nếu áp dụngtoàn bộthì chi phí tiết kiệmước tínhlên tới gần 1 tỷ.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêurõ ràngvề việc thay thế hoá đơngiấybằng hoá đơn điện tử, đây là một trong những ví dụ về chuyển đổi sốtrêncấp độQuốc giađemlại nhiều lợi íchđối vớinhà nước cũng như doanh nghiệp trong đó có việc tiết kiệm chi phí.
2. Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn
Bất kỳ một doanh nghiệp dùbéhay lớnluôncó một lượng thông tin khổng lồ từ nội bộ hay phát sinh từnhà cung cấp, đối tác, hệ sinh thái. Trước đây, việc quản lý cácloạithông tintrênlà thủ công vàvô cùngkhó khăn. Các thông tin dưới dạngđiện tửnhưtài liệu, số liệu.v.v.vnhư:
Dễ bịhư hỏng, bịphai mờ, bịthất lạcdothời gianlâuhoặc sựvô ýcủa con người.
Mỗi phòng bạn có số liệuriêng biệtrấtdễ dẫn đếnnhầm lẫnsố liệu giữa các phòng ban.
Tài liệu dưới dạngđiện tửkhiếnviệc số liệu bịsai lệch. Việclưu trữcácsố liệu, quản lý các thông tin làvô cùngrắc rốivàmấtthời gian.
Doanh nghiệpkhông thể nàothống kê,quản lýđược trong doanh nghiệp có những số liệu gì? Đang ở đâu? Tình trạng ralàm sao?
Chuyển đổi số bao gồm việcthiết lậplộ trình vàphát triểncáchệ thống,giải phápnhằmtối ưu hoáhoạt động kinh doanh, dựa trên sựkết hợpgiữathông tin vànguồn lực. Thay vìhệ thốngvàdữ liệurời rạc, các nguồn lực trở nên tập trung hơn,từđótăng cườngsự hiệu quả. Bên cạnh đó, nó cũng bổ trợvô cùnghiệu quảcho văn hoá số “Lấy khách hàng làm trung tâm” đang đượcáp dụngở nhiều doanh nghiệp.
Ví dụ điển hình:
Bệnh viện áp dụng quản lýtiền sửbệnh,dữ liệuthăm khámquaphần mềm. Chỉ vớimột vàithao táccơ bảntrênmáy vi tính, bác sĩ có thể biết đượctất cảlịch sử thăm khám, tiền sửbệnh lý,cácthuốc đãdùngtrước đây.vvmà không phảighi chéphoặcxem lạirấtnhiềubệnh án, phiếu thăm khám. Việc này, giúp bác sĩtiết kiệmtối đathời gian thăm khám,ngoài ra, bệnh viện cũng quản lý đượcsố lượngngười bệnhhiệu quảhơn rất nhiều so với trước đây.
3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Theo một nghiên cứu đượctạora bới SAP, 92%sốnhà lãnh đạo cho rằng các biện pháp, chiến lược chuyển đổi thành công sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Nhu cầu vàmong đợicủa người tiêu dùngluônthay đổi và ngày càngnângcao. Khách hàngngày naycórấtnhiềusản phẩmchất lượngvới mứcgiá cảphù hợp.
Ví dụ thực tế:
Theohướng dẫnở phầnđầu, bệnh nhân đến khám chỉ cầnkê khaitên,vào sổkhám là bác sĩ đã có thểnắmđượctình hìnhcủa bệnh trước đây, thuốc đã đượcsử dụng(thậm chí nhiều lúc bệnh nhâncũngkhôngbiếtđược). Thời gian khám bệnh ngắn hơn hẳn, quy trình khám được rút ngắn vàchuẩn xáchơn. Ắt hẳn, bệnh nhân sẽ có trải nghiệm xuất sắc hơn khi đượcsử dụngdịch vụ khám chữa bệnh.
Trong ngành ngân hàng tài chính: Khiứng dụngcông nghệ AI, công nghệ sinh trắc học và internet vạn vật (IoT), ngân hàng dễ dàng cá nhân hoá được cáckhoảntín dụngđối vớimỗikhách hàng. Công nghệ sinh trắc học giúpnhận dạngkhách hàng nhanh chóng, chính xác,cùngvới cácthuật toánlưu trữ vàxử lýcơ sở dữ liệukhổng lồ, ngân hàng có khả năngnhanh chóngnhận diệnđượcchân dungkhách hàng,hành vimua sắm, tình hình tài chính hiện tại.v.v.v. Từ đó, công nghệ AI sẽgiúpcá nhân hoátừngkhoảntín dụngtương ứngvớimỗikhách hàng,quađógia tăngtỉ lệchuyển đổi, bán chéo các sản phẩm ngân hàng và gia tăngsựtrung thành,gắn kếtvới khách hàng
Một khi có thể giải đápthắc mắccủa khách hàngkịp thời,đemđến trải nghiệmhoàn hảo, doanh nghiệp sẽnhanh chóng“chiếm” đượccảm tìnhcủa họ. Chiến dịch chăm sóc khách hàng giành được sựquan tâm, tôn trọng. Rõ ràng, lợi ích chuyển đổi sốđemlại cho doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh làvô cùngto lớnvàthúc đẩydoanh nghiệp phát triểnvượt bậc.
4. Tối ưu hóa hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban
Tại sao phải chuyển đổi sốthay vìchỉlặplạicáchoạt động truyền thống khi mà các hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban đều đượctiến hànhthủ công hoặc bán thủ công. Khi này, hoạt động tác nghiệp sẽ mất thời gian khiếnhiệu suấtcông việc của nhân viênsẽgiảm sút.
Ví dụ thực tế:
FPT là một trong những doanh nghiệptiêu biểuchođiềunày. Khi mọi thứcònchưa được “số hoá”, một nhân viênsắpđi công tác sẽ phảithực hiệnrất nhiềucông việc. Các công việc bao gồmcảkhâuđiền form,chỉnh sửa, xin xác nhận của bác bên liên quan:giám đốc,phòng bannhân sự,cácbộ phận. .. Để trình ký duyệtcon dấuthìvàingày cũng không xong, đấy là còn chưanóiđếnphải chạyqua, chạy lại.
Sau khi FPT số hoátất cảcác quy trình thì việc xử lý công việcnêutrên trở nênđơn giảnhơn rất nhiều. Chỉ thông qua “vài lần bấm”hoặcmột vàiphút trên website hoặc điện thoại, mọi thứ đã có thểhoàn tất.
Việc số hoá quy trình này đã giúp nhân viên FPTchuyên tâmhơnvớicông việc của họ. Khối hành chính xử lý đượcđa dạngcông việc,nhanh chóngvàchính xáchơn bao giờ hết, cấp cấpcaocó thể xử lý công việc ởtậnnơivìtất cảquy trìnhđềutrêninternetnên quy trình sẽ được diễn ra liền mạch.
Khi hoạt động tác nghiệp trong và ngoàicông tytrở nêntrơn tru,hiệu suấtđượctối ưu hoáthì doanh nghiệp có thể tinh gọnbộ máyvận hành. Việctinh giảncơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng đánh giátínhlinh hoạt của doanh nghiệp.
5. Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp
Sự linh hoạt của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường xung quanh. Nó còn thông qua việc nắm bắt cơ hội, thấu hiểu nguy cơ và dự đoán rủi ro.
Ví dụ điển hình:
Ví dụ 1: Đợt đại dịch Covid 19 vừa qua là một ví dụ điển hình về khả năng thích nghi với môi trường xung quanh. Đối với các doanh nghiệp đã số hóa dữ liệu và số hóa quy trình thì dễ dàng thích ứng với việc “Work From Home” một cách nhanh chóng. Dịch bệnh hầu như không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh của họ.
Ví dụ 2: Quay trở lại với câu chuyện ở phần đầu, chuyển đổi số đã mang đến cho Netflix cơ hội để nâng cao sự cạnh tranh. Nhưng nên nhớ, trước tiên, chuyển đổi số đã mang đến cho Netflix cơ hội để linh hoạt tìm những hướng đi mới, giải quyết nhu cầu của khách hàng.
6. Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Chuyển đổi sốsẽgiúpchodoanh nghiệpphát huyhếtkhả năngcông việccủa nhân viên. Nhữngnhiệm vụcó giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thểtự động hoáthực hiện mà doanh nghiệp khôngmấtchi phí và người quản lýcó thểtheo dõihiệu quảlàm việccủamỗinhân viênthông quasố liệuthống kêkịp thời.
Ví dụ điển hình:
Một CEO sẽ phải làmnhư thế nàonếu nhậnnhữngláthưnặc danhtố cáovề việc một nhân viên kinh doanhhoạt độngkémhiệu quả nhưnglạiđượchưởngquyền lợi nhưbaonhân viên khác? Dễ thôi đúng không? CEO chỉ cầngiải quyếttừng bướcchonhân viên cấp dưới của mình. Nhưng nếu công tykiacóquánhiềuvị trílãnh đạothì sao? Nghecó vẻcăngđấy?
Đùa vậy thôi, đó là câu chuyện củaquá khứ. Còn tất cả sẽ đượcgiải quyếttrong “một nốt nhạc” nếu doanh nghiệpchưachuyển đổi số. Người quản lý khiđấycó thể dễ dàng và chủ động trongquá trìnhtìm kiếmcácdữ liệuvề doanh nghiệp.
Tất cả bao gồmcácsố liệudoanh thucủanhân viên,báo cáodoanh thu, tệp khách hàngliên quan. .. Mọi thứ sẽ có trong các phần mềmquản lýdoanh nghiệp. Rõ ràng, đây là một lợi ích của chuyển đổi số mà các doanh nghiệpkhông thể nàobỏ qua.
7. Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty
Việcáp dụngcác công nghệhiện đại,quản lývà khai thác dữ liệuhiệu quảhơn, giúpmỗinhân viên trong công ty có thểtiết kiệmđược thời gian lãng phí, tập trunggiải quyếttốtcông việcđemlạinăng suấtcao hơn.
Ví dụ thực tế:
Ví dụ 1: Trước đây, nhân viên của quán cafe phảiđếntừngquầytiếp nhậnorder và phảiđưatừngorderấyvôquầy, chưanóiđến việc khách thay đổimenuthìnhân viênrấtmệt. Thìgiờ, với chuyển đổi số, thực đơn đượclưu trữonline và cập nhật theo thời gian thực, việchuỷvàchỉnh sửamónhàng diễn ra nhanh chóng. Ngày trước cần 2 người đểquản lýquán cafe 100m2 thìnaychỉ còn cần có 1 người là đủ.
Ví dụ 2: Trước đây, chủ quán cafe phải hằng ngày, hằnggiờđến quán để cập nhậtdoanh số, chi phí nhưng với phần mềm quản lý bán hàng, chủ doanh nghiệpdễ dàngcập nhậtsố liệubán hàng theo thời gian thực. Số lượng vànguyên vật liệusẵncó trong quán cũng đượccông khaivà nắm rõ.
Ví dụ 3: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu Data Lakecho phépdoanh nghiệpđánh giáhiệu quảlàm việccủa nhân viênkế toándựa trên thời gian tiết kiệm được trongviệchoàn thànhcác báo cáo. Nếu như trước kia, nhân viên tài chính trung bình mỗi ngày mất 1 giờ đồng hồ đểhoàn thànhcông việcthìgiờđâychỉ10 phút. Với số lượng 1.000 nhân viên, tổng thời gian doanh nghiệp tiết kiệm đạt 4.000 giờ làm việc mỗi tháng.
8. Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh
Theo HBR, 84%sốgiám đốc điều hành cho biết các cơ hội kinh doanh mớiđếnkhi doanh nghiệp của họhoàn thànhviệc chuyển đổi số. Chuyển đổi số góp phầnthúc đẩydoanh nghiệp theo kịpxu hướngcông nghệ mới,tạo dựnglợi thếkhác biệt để cạnh tranh với cácdoanh nghiệpcùngngành nghề.
Ví dụ điển hình:
Năm 1997, Netflixbắt đầuthành lập vớimục tiêuchínhlà cho thuê đĩa DVD. 10 năm sau, công tyNetflixmớichính thứcchuyển đổiquamô hìnhphân phốivideotrực tuyến. Và 15 nămvừa qualà đủ để Netflix trở thành “anh cả” trong ngành với hơn 100 triệu khách hàng trênkhắptoàn cầu, trong đó có Việt Nam.
Việcáp dụnghình thứcxemvideoonlinethay thếđĩaDVD chính là việc số hoádữ liệuvà số hoáquá trìnhphát hành. Quy trình tạo ra kênh phân phối mới,từđó nâng caonăng lựccạnh tranh của doanh nghiệp. Đây là lý dotại saotrong khi nhiều nhà phân phối DVD cùng thời đãdầnbiến mất thì Netflixvẫnđang ngày cànglớn mạnh.
Ví dụ điển hình 2:
Câu chuyển của Kodak hoàn toàn ngược lại với Netflix ở ví dụ 1, Kodak đã phát minh ra máy ảnh kỹ thuật số rất sớm, từ năm 1975. Năm 1976 họ vẫn chiếm 85% số lượng máy ảnh bán ra ở Mỹ, nhưng họ đã lo sợ, sản phẩm số mới sẽ làm mất lợi thế, sẽ cạnh tranh trực tiếp với các sản phẩm phim và thuốc rửa ảnh hiện tại. Cuối cùng, Kodak không làm thì đối thủ làm. Đối thủ đã triển khai máy ảnh kỹ thuật số và Kodak đã không chuẩn bị kịp cho tình huống này. Năm 2012 Kodak đã chính thức bị phá sản.
Qua 2 ví dụ trên thì ta thấy rõ, chuyển đổi số là cơ hội lớn cho những doanh nghiệp biết sẵn sàng đón đầu và có chiến lược chuyển đổi số đúng đắn.
9. Tăng lợi nhuận (Chuyển đổi số dẫn tới lợi nhuận tốt hơn)
Theo một báo cáo SAPmớicông bố tại Las Vegas:
80% tổ chứcthực hiệnchuyển đổi số đã báo cáo tăng lợi nhuận.
85% nói rằng chuyển đổi số giúp họ tăngdoanh thu.
Trung bình, các nhà lãnh đạo kỳ vọng trưởng doanh thu cao hơn 23% so vớinăm ngoái
(nguồn: SAP Center for Business Insights and Oxford Economics)
Rõ ràng mục đích của chuyển đổi sốvàtăng lợi nhuận của chuyển đổi số là hoàn toànhiện thực. Tuy nhiên đểcóđược thành công trongquá trìnhchuyển đổi sốcũnglà một thách thức.
Tại sao vậy? Đơn giản,vìchuyển đổi sốmởra nhiều cơ hội kinh doanh, nhiềukhả năngtiếp xúcvới khách hàng với chi phí thấp hơn. Siêu thịonlinechẳng hạn, thay vìphảibán trực tiếp tạiquầysẽ cócácdịch vụ mua hộ, mua online,shipvềtận nơi. Doanh thutất nhiênsẽ tănglênnhiều,cùngkhi đó chi phícũngsẽ giảmđivìgiờ đâysản phẩm đã được số hoá, khôngphảibày biệnquá nhiềuthứtại cửa hàng. Doanh số tăng, chi phíhạthìtất nhiênlợi nhuận sẽ tăng không hềít.
Trường hợp thực tế điển hình sau khiứng dụngchuyển đổi số:
Theothông tintừ bà Đào Thuý Hà – Phó Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Traphaco, doanh thu của Traphaco doanh thu 2020 tăng trưởng 12%, 6 tháng đầu năm 2021 tăng trưởng 22%. Đây là thành công của Traphacogặt háiđược trênhành trìnhchuyển đổi số.
Nhờ vào chuyển đổi số, FPT cũng tăng lợi nhuận hơn 30% theolờiông Trương Gia Bình – Chủ tịch Hội đồng Quản trịnói.
10. Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn
Chuyển đổi sốđồng nghĩavới chuyển đổi văn hoá. Trên thực tế, chúng giống như hai mặt của một đồng tiền,dựavào nhaumàtăng trưởngvà tồn tại. Một lợi ích của chuyển đổi sốdễ dàngnhậnralànóthúc đẩyvăn hoá tích cực chodoanh nghiệp. Đầu tư vào chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệpđangthực hiệnvăn hoá khuyến khích đổi mới.
Khiấynhân viên sẽ cởi mở hơn với nhữngđổi mớitrongbộ máyquản lývà quy trìnhlàm việc. Họ không ngạikhám phá, thử nghiệm cácphát kiến,giải phápmới,mạnh dạnnêulêný kiếncủa mình. Mỗi cá nhânnếucóý thứcnhư thếsẽgiúptập thểluôn vận động, phát triển và không ngừnghọc tập,tiếp thucáimới, sẵn sàngđương đầuvới mọi thách thức.
Ví dụ thực tế:
Trong một chia sẻ củacông ty, ông Lê Quang Vũ – CEO Blue C đã chothấyrằng, việcupdatedanh sáchcông việc hàng ngày trướckhiđi làmtrênBasecamp (một nền tảng quản lýcông việc) đã giúpôngtrở nên trách nhiệm hơn với công việc của mình, và không còntình trạng“miss deadline”thường xuyênnhư trước. Góp phần vào xây dựng văn hoádoanh nghiệpởctymình.
11. Xu hướng và thực trạng Chuyển đổi số tại Việt Nam
Theo kết quả khảo sát “Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19” thực hiện, các doanh nghiệp Việt đã bắt đầu nhận thức và ứng dụng các công nghệ số vào các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Khảo sát cũng cho thấy kỳ vọng lớn của đại bộ phận doanh nghiệp Việt Nam đối với quá trình chuyển đổi số. Có tới 98% số doanh nghiệp kỳ vọng có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi số.
Xu hướng chuyển đổi số đã và đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ, đặc biệt trong các nhóm ngành như tài chính, du lịch, giao thông… Trong số đó, điện toán đám mây, hệ thống quản lý công việc, IoT, robot, hội nghị trực tuyến là những công cụ được sử dụng nhiều nhất.
Bên cạnh đó, với “Chương trình chuyển đổi số quốc gia”, Chính Phủ và toàn thể bộ máy chính quyền cũng đã và đang nỗ lực trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới tương lai là Chính phủ số.
Không chỉ doanh nghiệp mà các cá nhân và nhà nước cũng cần phải chuyển đổi số, đọc ngay bài viết “Tại sao phải chuyển đổi số” để hiểu hơn về vai trò của công nghệ số trong thời kỳ 4.0
Trước những lợi ích chuyển đổi số mang lại ở trên, có thể khẳng định lại rằng, chuyển đổi số đã là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay nếu muốn phát triển nhanh, mạnh và bền vững trong thời đại công nghệ 4.0.
